Najczęstszy błąd w budżetach projektów FENG – wynagrodzenia kadry zarządzającej

Jednym z najczęstszych błędów jest ujmowanie w kosztach bezpośrednich (kategoria Personel projektu) wynagrodzeń osób pełniących w organizacji funkcje zarządcze lub kierownicze. Zgodnie z obowiązującymi zasadami takie wynagrodzenia nie mogą być finansowane z kosztów bezpośrednich projektu.

Co mówią wytyczne?

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków (Podrozdział 3.12 „Koszty pośrednie”) w ramach kosztów pośrednich finansowane są m.in. koszty zarządzania, monitorowania i rozliczania projektu, koordynacji projektu, działań administracyjnych oraz koszty zarządu, w tym wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których obowiązki nie są przypisane wyłącznie do projektu.

Oznacza to, że wynagrodzenia osób wykonujących zadania związane z zarządzaniem projektem powinny być finansowane z kosztów pośrednich.

Dodatkowo Przewodnik kwalifikowalności wydatków dla projektów FENG wskazuje, że jeżeli dana osoba zarządza lub nadzoruje projekt, koordynuje jego realizację albo pełni funkcję zarządczą u lidera konsorcjum lub konsorcjanta, jej wynagrodzenie nie może zostać ujęte w kategorii Personel projektu.

Nie można dzielić wynagrodzenia

Nie jest możliwe rozliczanie części wynagrodzenia osoby pełniącej funkcję zarządczą w kosztach bezpośrednich, np. za realizację prac badawczo-rozwojowych, a części w kosztach pośrednich. Przewodnik kwalifikowalności wydatków nie dopuszcza takiego podziału.

O sposobie kwalifikowania wynagrodzenia decyduje bowiem nie tylko rola przypisana danej osobie w projekcie, ale przede wszystkim pełniona przez nią funkcja w organizacji. Jeżeli pracownik należy do kadry zarządzającej lub kierowniczej, jego wynagrodzenie nie może być finansowane z kosztów bezpośrednich, nawet jeśli w projekcie wykonuje wyłącznie zadania badawczo-rozwojowe i nie odpowiada za zarządzanie, nadzór ani koordynację projektu.

Zasada ta dotyczy m.in. dyrektorów, kierowników oraz osób pełniących funkcje kierownicze w jednostkach naukowych i badawczych, takich jak kierownicy zakładów, dyrektorzy i zastępcy dyrektorów instytutów, a także dziekani i prodziekani.

Dlaczego ma to znaczenie?

Nieprawidłowe zaplanowanie wynagrodzeń może skutkować koniecznością korekty budżetu już na etapie oceny projektu, zakwestionowaniem wydatków podczas kontroli, uznaniem kosztów za niekwalifikowalne lub obniżeniem wartości dofinansowania.

W przypadku projektów o wysokiej wartości błędna kwalifikacja wynagrodzeń kadry zarządzającej może mieć istotne konsekwencje finansowe dla beneficjenta.

Rekomendacja dla wnioskodawców

Przed ujęciem wynagrodzenia w kategorii Personel projektu warto zweryfikować, czy dana osoba pełni funkcję zarządczą lub kierowniczą albo wykonuje zadania związane z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektu bądź jednostki.

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest twierdząca, wynagrodzenie tej osoby nie powinno być ujmowane w kosztach bezpośrednich, lecz finansowane w ramach kosztów pośrednich.

W razie wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków lub planowania budżetu projektu zachęcamy do kontaktu z Działem Funduszy Strukturalnych Centrum Obsługi Projektów przed złożeniem wniosku.