Najczęstszy błąd w budżetach projektów FENG – wynagrodzenia kadry zarządzającej
Wnioskodawcy przygotowujący projekty w programie Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), w szczególności w konkursach Ścieżka SMART – Projekty realizowane w konsorcjach oraz STEP, powinni zwrócić szczególną uwagę na zasady kwalifikowania wynagrodzeń personelu projektu.
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest planowanie w kosztach bezpośrednich (kategoria Personel projektu) wynagrodzeń osób pełniących w organizacji funkcje zarządcze lub kierownicze. Zgodnie z obowiązującymi wytycznymi takie wynagrodzenia nie mogą być finansowane z kosztów bezpośrednich projektu.
Co mówią wytyczne?
Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków (Podrozdział 3.12 „Koszty pośrednie”) z ryczałtowych kosztów pośrednich finansowane są m.in.:
- koszty koordynatora projektu,
- koszty personelu odpowiedzialnego za zarządzanie, monitorowanie i rozliczanie projektu,
- wynagrodzenia osób wykonujących działania administracyjne,
- koszty zarządu, w tym wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których obowiązki nie są przypisane wyłącznie do projektu.
Oznacza to, że wynagrodzenia osób wykonujących zadania związane z zarządzaniem projektem powinny być finansowane z kosztów pośrednich.
Dodatkowo Przewodnik kwalifikowalności wydatków dla projektów FENG doprecyzowuje, że jeżeli dana osoba wykonuje jakiekolwiek zadania związane z:
- zarządzaniem projektem,
- nadzorem nad projektem,
- koordynacją projektu,
- lub pełni funkcję zarządczą u lidera konsorcjum albo konsorcjanta,
całość jej wynagrodzenia jest niekwalifikowalna w kategorii Personel projektu.
Nie można dzielić wynagrodzenia
Często pojawia się pytanie, czy osoba pełniąca funkcję kierowniczą może rozliczać część swojego czasu pracy jako działalność badawczo-rozwojową w kosztach bezpośrednich, a część jako zarządzanie w kosztach pośrednich.
Odpowiedź jest jednoznaczna – nie.
Przewodnik kwalifikowalności wydatków nie dopuszcza podziału wynagrodzenia osoby pełniącej funkcję zarządczą pomiędzy koszty bezpośrednie i pośrednie. Jeżeli dana osoba należy do kadry zarządzającej, całość jej wynagrodzenia może zostać rozliczona wyłącznie w kosztach pośrednich.
Co istotne, o sposobie kwalifikowania wynagrodzenia decyduje pełnienie funkcji zarządczej lub kierowniczej w organizacji, a nie rola przypisana tej osobie w projekcie. Oznacza to, że nawet jeśli w projekcie wykonuje ona wyłącznie prace badawczo-rozwojowe i nie odpowiada za zarządzanie, nadzór ani koordynację projektu, jej wynagrodzenie nie może zostać ujęte w kosztach bezpośrednich i powinno zostać sfinansowane wyłącznie w ramach kosztów pośrednich.
Dyrektor lub kierownik będący członkiem zespołu badawczego
Jeżeli pracownik pełni w jednostce funkcję dyrektora lub kierownika, jego wynagrodzenie nie może zostać ujęte w kosztach bezpośrednich, nawet jeśli w projekcie wykonuje wyłącznie prace badawczo-rozwojowe.
Nie ma przy tym znaczenia, czy w projekcie powierzono mu funkcję zarządczą. Decydujące jest to, że pełni funkcję zarządczą lub kierowniczą w swojej organizacji. Oznacza to, że nawet jeśli w projekcie realizuje wyłącznie zadania badawcze i nie odpowiada za zarządzanie, nadzór ani koordynację projektu, jego wynagrodzenie nie może zostać sfinansowane z kosztów bezpośrednich i powinno zostać ujęte wyłącznie w kosztach pośrednich.
Uczelnie i jednostki naukowe
Zasada ta dotyczy całej kadry zarządzającej jednostek naukowych i badawczych. Do osób, których wynagrodzenia nie mogą być finansowane z kategorii Personel projektu, należą m.in.:
- kierownicy zakładów,
- dyrektorzy instytutów,
- zastępcy dyrektorów instytutów,
- dziekani i prodziekani.
Dlaczego ma to znaczenie?
Nieprawidłowe zaplanowanie wynagrodzeń może skutkować:
- koniecznością wprowadzenia zmian do budżetu już na etapie oceny projektu,
- zakwestionowaniem wydatków podczas kontroli,
- uznaniem kosztów za niekwalifikowalne,
- obniżeniem wartości dofinansowania.
W przypadku projektów o wysokiej wartości błędna kwalifikacja wynagrodzeń kadry zarządzającej może mieć istotne konsekwencje finansowe dla beneficjenta.
Rekomendacja dla wnioskodawców
Przed ujęciem wynagrodzenia w kategorii Personel projektu warto zweryfikować:
- Czy dana osoba pełni w projekcie funkcję zarządczą, kierowniczą lub administracyjną?
- Czy wykonuje zadania związane z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektu albo jednostki?
Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest twierdząca, wynagrodzenie tej osoby nie powinno zostać ujęte w kosztach bezpośrednich i powinno zostać sfinansowane w ramach kosztów pośrednich.
W razie wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków lub planowania budżetu projektu zachęcamy do kontaktu z Działem Funduszy Strukturalnych Centrum Obsługi Projektów przed złożeniem wniosku.
